おじ語り

思い立ったら色々書く。

MENU

社員の出張管理、立替の削減に楽天トラベルが使える

出張宿泊費を会社請求にすると労使双方にメリットがある

いつもペットの話やゲーム、野球と好きなことをひたすら投稿している僕ですが、たまには仕事の話でもしたくなりました。

なんというフリーダムでしょうか。

今日はサラリーマンの出張の際の宿泊費についてです。

会社に勤めている方、そうでない方いらっしゃると思いますが、宿泊出張の際のホテルの手配や支払いというとどういった手順を思い浮かべるでしょうか。

色んな方法があると思います。

自分でホテル手配という方もいれば、手配してくれる人がいるよーという方もいると思います。

お金についてもレシート貰って実費精算という人もいれば、規定があって定額支給だよーという人もいるでしょう。

この記事では楽天トラベルのRaccoというシステムを使って出張宿泊費を会社請求にしたらとても便利だよという話を僕の経験も交えてしようかと思います。

定額支給は会社にとって無駄がでかい

その昔、僕の勤めている会社はどこに泊まろうと定額支給でした。ただし定額で泊まれるホテルが出張先付近にない場合はオーバーした分も申請すれば貰えるという謎システム。

つまり安いホテルに泊まれば小遣いになるし、高いところしかなくても懐は痛まない。出張者にとってすごくおいしい条件だったんですね。

ですが「それは無駄だろう、どの企業も経費削減を一生懸命やっているこのご時世は実費精算が当たり前じゃないか」と制度が変わっていきます。

僕もペーペーながら支出の適正化のために大いに口出しました。これだから事務職は嫌われるんですねー(笑)

ただ出張には日当も出ますし、厚遇にしたところでそれが当たり前だと思っていては何もメリットがありません。

人によっては宿泊費を浮かせようとカプセルホテルに泊まったり、朝食を抜いたりという話も聞いたので翌日の仕事のパフォーマンスにも多少響くこともあったんじゃないかと思うんですよね。

なので正解だったと思っています。

実費精算は実費精算で抜け穴が

これをうるさく言うのもせこいと言われるかもしれませんが、不正は不正。

クオカードの歌をご存知ですか?

omocoro.jp

ビジネスホテルのプランを見てみると、クオカード付きプランってけっこうあります。

心がキレイな人は「その分宿泊費が高くなるのに、なんでクオカードが欲しいの?マニアなの?」と思うかもしれませんが、そういうことなんです。

ならば会社請求にしてしまえばいいじゃない

あまり知られてないけど、出張費を会社請求にできるんです。そう、楽天トラベルならね。

たぶん楽天じゃなくてもやっているかもしれませんが。(笑)

楽天トラベルのトップページの一番下に「出張管理サービスRacco」というリンクがあるんです。

まるで隠してあるかのようにひっそりと。

楽天トラベル

楽天トラベル https://travel.rakuten.co.jp/

この「Racco」というサービス、簡単に言えば出張者が楽天トラベルから宿泊の予約をするけど、請求は会社に1ヶ月分まとめて送るよ。というサービスです。

このサービスを使うメリットが意外とたくさんあります。

立替の必要なし

まず社員側のメリットですが、宿泊費を立て替える必要がありません。楽ですし、振り込みを待つ必要がないので、日々自転車操業しているサバイバーの方も安心です。

ポイントが貯まる

これも社員側のメリットですが、個人の楽天IDが使えるので、ポイントが貯まっていきます。

会社側の設定でポイント付与をなしにもできますが、それはなんの得もないので、付与する設定にしておくといいと思います。

クオカードはだめなのにポイントはいいんか!おかしいじゃろ!と腐ったサラリーマンたちに怒られるかもしれませんが、会社を欺いた申請と会社が認めているポイントでは天と地との差があります。

宿泊費の10%ポイントバックのプランなんてのも多いので、出張の多い営業の方なんかは上手く使えばけっこう貯まるはずです。

事務処理が楽

続いて、会社側のメリットです。

個人個人の立替だと出張者の数だけ振り込みが必要になりますが、楽天トラベルのRaccoを使えば1ヶ月に1度楽天に振り込むだけです。

とっても楽ですね。

飛行機とレンタカーにも使える

基本的には楽天トラベルと一緒なので、飛行機のチケットとレンタカーも会社請求にできます。

社員は立替の必要がありませんし、会社も支払いが楽です。

宿泊のデータが見れる

その他、会社側のメリットとして宿泊データがダウンロード出来るということがあります。どれくらい宿泊費がかかったか集計するのも楽ですし、部門ごとに分析なんてこともできますし、しなくてもいいですし、自由ですとも。

その他

これはまだこれからの話ですが、GoToキャンペーンの適用も今後楽天IDの住所とホテル住所の照合なんかを楽天側がやってくれて還付金を振り込んでくれるそうです。

なんと大変そう。楽天トラベルのスタッフをおじーは応援しています。

まとめ

以上、会社の・サラリーマンの宿泊費は楽天トラベルを使って直接会社請求にしようというおすすめでした。

ちなみに書くのを忘れていましたが使用料は無料です。

ちょっと不正についても触れましたが、不正はやる人も悪いっちゃ悪いんですけど、不正できないシステムを会社が用意してあげることが大切とどこかで聞きました。たしかにそれがベストですよね。

ここまで書いておいて、誰に向けた記事やねん!と思っていますが(笑)

 僕と同職種、または会社経営者の方が万が一見ることがあればふぅんと思っていただければと思います。

おじーでした。